Outsourcing: o que é, como funciona e exemplos 

Outsourcing é uma ferramenta para gestores de negócio diminuírem gastos ao mesmo tempo em que se mantem competitivos no mercado. 

Uma estratégia utilizada em vários setores, a prática pode ser feita de várias formas, e em diferentes níveis de importância para os processos de uma empresa. 

Por isso, se você é gestor ou dono de empresa, saber tudo sobre outsourcing e as opções que você tem no mercado é essencial. Boa leitura! 

O que é outsourcing? 

Um termo em inglês, outsourcing significa, em uma tradução direta, terceirização. É a prática de contratar bens, serviços ou profissionais externos à empresa.  

Dessa forma, empresas conseguem transferir a responsabilidade ou o controle de funções específicas para agentes especializados, podendo esses agentes serem empresas ou profissionais da área terceirizada. 

Isso inclui a contratação de serviços como contabilidade, recursos humanos, publicidade, entre outros, que se alinhem aos objetivos do negócio contratante. 

Ao optar pelo outsourcing, empresas podem diminuir custos com salários, benefícios e infraestrutura, além de lucrarem com experiência e eficiência dos fornecedores contratados. 

Além disso, o outsourcing pode ser uma forma da empresa se manter atualizada e em dia com as rápidas mudanças do mercado. 

Como funciona o outsourcing? 

O outsourcing começa com um contrato formal entre empresa contratante e empresa contratada. A partir desse contrato são definidos os detalhes do acordo, como os termos e condições que as partes precisam atender. 

Coisas como metas, prazos, orçamentos, e outras informações relevantes devem ser acordadas entre contratante e contratado, para garantir o sucesso do outsourcing. 

E, uma vez que o acordo for firmado, o fornecedor externo se torna responsável pelas atividades a serem realizadas em nome da empresa. Para isso, a fornecedora pode contar com sua própria equipe, tecnologias e recursos para realizar as atividades designadas para ela. 

Assim, com boa comunicação e relacionamento, ambas as partes do acordo de outsourcing podem garantir o alcance das metas e objetivos pré-estabelecidos. 

Qual a diferença entre outsourcing e terceirização? 

Mesmo que terceirização seja a tradução mais próxima para outsourcing, isso não significa que, dentro do contexto brasileiro, as duas coisas sejam iguais. Muitas vezes utilizados como sinônimos, os termos falam sobre contextos específicos da contratação de serviços de um fornecedor externo. 

Outsourcing trata-se da contratação de uma empresa externa para o fornecimento de serviços estratégicos, executando uma função específica da organização. Dessa forma, ao realizar o outsourcing de algum departamento ou responsabilidade, a empresa busca por serviços com alto nível de especialização.  

Então, é comum que contratadas contem com colaboradores especialistas, entregando assim um trabalho que beneficie e ajude a contratante a alcançar seus objetivos de negócio. 

Já a terceirização se trata da contratação de empresas externas para realizar serviços não tão estratégicos, e muitas vezes operacionais. Com a terceirização a empresa contratante consegue liberar recursos internos, podendo assim focar no negócio principal da empresa. 

Assim, quem terceiriza algum serviço consegue reduzir custos, não tendo que arcar com manutenção, salários e podendo ajustar o serviço contratado com a demanda dentro do negócio. 

Qual o objetivo do outsourcing? 

Uma prática realizada por muitas empresas, o principal objetivo do outsourcing é adquirir mão de obra especializada para serviços específicos. Buscando aumentar lucros, ao realizar o outsourcing a empresa consegue reduzir o custo com funcionários, mas sem perder a qualidade do serviço necessário. 

Além disso, com o outsourcing é possível melhorar a eficiência dos processos, uma vez que empresas especializadas possuem uma metodologia otimizada de operação. Dessa forma, negócios que adotam a prática conseguem também ter mais flexibilidade nas suas operações. 

Outros objetivos do outsourcing também incluem diminuir as obrigações trabalhistas, e oferecer serviços de alto valor agregado, gerando assim mais lucro e menos riscos para a contratante. 

Por que escolher o outsourcing? 

Existem vários motivos que levam uma empresa a optar por realizar o outsourcing de serviços para seus processos. 

Um crescimento acelerado, em que o negócio não consegue sustentar com a equipe interna, pode se beneficiar da contratação de uma empresa especializada, sem atrapalhar o fluxo de negócios. 

Já quando se trata de processos pontuais, que não são fixos na empresa, contratar uma equipe externa temporariamente também ajuda a economizar tempo, dinheiro e esforço. 

Além disso, empresas de outsourcing contam com colaboradores em alto nível de especialização para atuar nos serviços ofertados. Então eles podem ser rapidamente alocados para realizar novos serviços, e processos, o que acelera o tempo de implementação, enquanto a contratante treina a equipe interna. 

Segundo um artigo de Brandon Gaille, 46% de empresas escolheram o outsourcing para reduzir custos de operação, com 12% buscando ter acesso a serviços especializados em alto nível. Os outros motivos que levam empresas a realizar outsourcing são as seguintes: 

• Reduzir ou controlar custos – 44% 

• Ter acesso a recursos de TI não disponíveis internamente – 34% 

• Liberar recursos internos – 31% 

• Melhorar o foco no cliente ou nos negócios – 28% 

• Acelerar transformação/reorganização da empresa – 22% 

• Acelerar projeto – 15% 

• Ter acesso a experiência de gestão não disponível internamente – 15% 

• Reduzir tempo de chegada ao mercado – 9% 

Resumindo, realizar o outsourcing permite à empresa ter mais tempo, qualidade de serviço e menos gastos com quadro de funcionários. 

Quais as vantagens e desvantagens do outsourcing? 

De acordo com o que vimos até agora, o outsourcing demonstra ter várias vantagens para as empresas, mas não sem seus contras. Continue lendo e conheça as vantagens e as desvantagens de terceirizar certos serviços do seu negócio. 

Vantagens do outsourcing 

1. Redução e flexibilização de custos 

Ao adotar a prática, empresas conseguem diminuir o gastocom salário, benefícios, treinamento e manutenção. Além disso, é possível contratar apenas os serviços necessários, tendo flexibilidade no orçamento do serviço a partir da demanda. 

2. Especialistas com conhecimentos atualizados 

Contratando uma empresa de outsourcing, a contratante tem acesso à profissionais especializados no serviço, e que se mantém atento às atualizações do mercado. Com isso, é possível manter o negócio sempre em dia com as novidades do setor. 

3. Aumento na produtividade 

Em uma empresa especialista no serviço contratado, não há distrações na execução dele. Dessa forma, processos são mais eficazes e escaláveis, e a entrega do serviço acontecerá de forma eficiente, com maior produtividade do que aconteceria com uma equipe interna. 

4. Aumento da vantagem competitiva 

Ao realizar a terceirização  de determinadas funções, a empresa se beneficia não só de custos menores, mas também ganha acesso a soluções mais avançadas e atualizadas tecnologicamente. Ou seja, ela consegue se destacar no mercado em relação à concorrência. 

5. Foco na estratégia do negócio 

Com serviços terceirizados especializados e eficientes, a empresa consegue focar na estratégia do negócio, se dedicando ao core business. Isso permite alocar tempo valioso às atividades que melhor beneficiam a empresa, e estão conectadas com os objetivos e metas do negócio. 

6. Padronização de processos 

Empresas de outsourcing já dominam os processos necessários para realizar os serviços que oferecem aos seus clientes. Assim, a contratante tem a certeza de que os processos foram realizados de forma otimizada, e são padronizados de acordo com as melhores e mais recentes práticas do mercado. 

7. Flexibilidade e escalabilidade 

Uma vez que começa a realizar o outsourcing de suas atividades, um negócio pode passar por aumentos no seu quadro de clientes, ou até mesmo uma queda de vendas. Então, com esse novo desafio apresentado, a empresa pode, de forma simples, adaptar o serviço contratado, sem maiores riscos para o negócio. 

8. Menos riscos trabalhistas 

Com o outsourcing, a empresa não tem mais obrigações trabalhistas com os especialistas que realizam aquele serviço. Ou seja, a prática elimina também os riscos com cuidado de pessoal, além de economizar gastos com benefícios trabalhistas. 

Desvantagens do outsourcing 

1. Menos controle 

Com o serviço contratado acontecendo externamente, a empresa contratante perde o controle sobre o processo e o desenvolvimento da função. Assim, é importante que a empresa se mantenha envolvida com o fornecedor externo, para evitar problemas. 

2. Dependência do fornecedor 

Depender excessivamente do fornecedor de outsourcing pode gerar vulnerabilidades no negócio. Mudanças no mercado, falência do fornecedor ou problemas contratuais podem acarretar problemas na operação. Sendo assim, é importante que a empresa mantenha a capacidade interna de entender ou gerenciar as operações realizadas externamente. 

3. Dificuldade de comunicação e integração 

Diferenças culturais e de fluxos de comunicação podem acarretar problemas ao trabalhar com fornecedores externos. Diferenças culturais, de linguagem e até de horário podem afetar o relacionamento com as empresas contratadas e gerar atrasos em entregas. Por isso estabelecer um canal de comunicação claro e eficaz é imprescindível para ter bons resultados com o outsourcing. 

4. Diferença de cultura e menos motivação 

Uma vez que os especialistas são externos à empresa, há uma desconexão da cultura empresarial interna, e essa pode ser conflitante com a da contratada. Assim, quem trabalha no fornecedor externo pode não se sentir tão motivado a alcançar metas e objetivos da organização, já que não é parte dela. 

5. Riscos de confidencialidade e segurança 

Ao realizar o outsourcing de algum serviço ou função, é comum que as empresas façam o compartilhamento de informações sensíveis com a contratada, o que gera um risco alto de violação de dados. Por isso é crucial que empresas se preparem e incluam cláusulas de segurança de dados para proteger a si e seus clientes. 

Tipos de outsourcing 

Por ser uma prática muito comum no mercado, ela foi se adaptando às necessidades das empresas. Por isso, existem alguns tipos diferentes de outsourcing, que resolvem dores diferentes de cada negócio. Veja a seguir quais são 

Offshore 

Nesse tipo de outsourcing, a empresa contrata serviços de empresas localizadas em outros países. Assim, a alocação de processos e infraestrutura acontece em países estrangeiros, em busca de profissionais com alta expertise.  

Um dos motivos para o outsourcing offshore é a redução de custos e despesas trabalhistas, mas sem perder a qualidade dos projetos desenvolvidos. Em contrapartida, a cultura e o idioma nativo dos fornecedores externos podem apresentar uma dificuldade na entrega do trabalho. 

Onshore 

No tipo de outsourcing onshore, os fornecedores estão localizados no próprio país da empresa contratante. Com isso, além de reduzir custos, a empresa encontra uma facilidade de comunicação com a equipe contratada.  

Já que compartilham do mesmo idioma, moeda e cultura, o outsourcing onshore facilita também um maior controle das atividades, além de facilitar processos de auditorias. 

Nearshore 

Já nesse tipo de outsourcing a empresa contratada também está localizada em outro país, mas, um mais próximo ao país da contratante. Como por exemplo o fornecedor externo está no mesmo continente, ou até mesmo em um país que faz fronteira com a empresa. 

Com o outsourcing nearshore, se mantém os benefícios de acesso a mão de obra especializada a menores custos. Mas, o modelo possui também vantagens adicionais, como fuso horário compartilhado, idioma e até mesmo semelhanças culturais, que facilitam a comunicação e regulamentação de atividades. 

BPO 

O Business Process Outsourcing (BPO) se dá quando uma empresa contrata um fornecedor externo para realizar algum dos seus processos de negócios. Focadas em tarefas não essenciais como contabilidade, recursos humanos, gerenciamento de supply chain, atendimento ao cliente, entre outros. 

Ao adotar o BPO, empresas conseguem focar seus esforços em processos e tarefas que são mais alinhadas com seu core business. Com isso, é possível reduzir custos, e ter acesso a especialistas de forma mais eficiente. 

Cloud 

Também conhecido como cloud sourcing, o outsourcing de nuvem acontece quando uma empresa contrata serviços de solução em nuvem. Esses serviços podem lidar com dados, como o armazenamento em nuvem, ou ser de software como serviço (SaaS) e infraestrutura como serviço (IaaS). 

É um modelo muito utilizado, já que proporciona flexibilidade, escalabilidade e economia de custos às contratantes. Dessa forma, o modelo pode ser utilizado para aplicativos web, análise de dados, e o armazenamento, possibilitando o acesso fácil e remoto aos usuários. 

KPO 

O Knowledge Process Outsourcing (KPO) é o tipo de outsourcing que usa agentes externos para fornecer conhecimento especializado. Assim, empresas que usam esse modelo se beneficiam das habilidades analíticas, técnicas e de conhecimento avançado das contratadas. 

Com foco em serviços de alto valor agregado e conhecimento aprofundado, o KPO envolve atividades mais complexas, como pesquisa de mercado, serviços jurídicos, desenvolvimento de produtos análise financeira, entre outros. 

Exemplos de outsourcing 

Como existem vários tipos de outsourcing, é natural que ele possa ser utilizado em diversas áreas do negócio. De terceirizações de serviços mais simples, até atividades mais complexas e especializadas, existem diversas formas de realizar essa prática. 

Alguns exemplos são: 

• Call centers 

• Advocacia 

• Tecnologia da informação 

• Publicidade 

• Gerenciamento de contas 

• Contabilidade  

• Recursos humanos 

• Operações de venda 

• Pesquisa de mercado 

• Desenvolvimento de software 

As opções são muitas, basta entender o que se encaixa com os objetivos de negócio e se existe alguma empresa habilitada a realizar esse serviço.