Saber como importar com mais eficiência e agilidade é o sonho de muito gestor. Entretanto, não precisa ser um desafio tão grande quanto parece!
Na verdade, muito se traduz em ter ótima comunicação e processos bem estruturados. Por isso, você verá neste artigo 5 dicas essenciais para otimizar seus processos de importação de maneira prática!
O que você verá a seguir:
- Mapeie e planeje seus processos de como importar com antecedência
- Controle do ciclo de vida de todas as documentações
- Como importar com mais eficiência: otimize a comunicação entre departamentos
- Qualificação e comunicação com fornecedores internacionais
- Automatize e simplifique seus processos com um sistema em nuvem
Mapeie e planeje seus processos de como importar com antecedência
Saber como importar pode ser um grande desafio, uma vez que temos que navegar nas longas listas de exigências e regulamentações.
Esse mapeamento de tarefas deve ser feito com todos os departamentos da empresa. Afinal, saber como importar com sucesso envolve diferentes áreas que precisam trabalhar juntas.
Durante o mapeamento e definição de processos de importação, o mais importante é garantir a comunicação entre os departamentos. Uma vez que a importação não envolve apenas o setor de operações, mas também o financeiro, administrativo, contabilidade, entre outros.
Além disso, os processos identificados devem ser padronizados. Assim, utilize-se de diagramas, listas de verificação e manuais para garantir que os processos sejam seguidos corretamente.
Sabemos que pequenos erros em documentações, por exemplo, podem causar enormes atrasos na liberação das mercadorias. Por isso, a padronização de procedimentos é tão essencial.
Criar processos bem documentados também facilitará a etapa de auditoria interna. Ao passo que a legislação e regulamentação se alteram, precisamos revisitar nossos procedimentos a fim de garantir que estão de acordo com as exigências dos órgãos.
Por fim, não podemos deixar de revisar nosso mapeamento para identificar falhas e riscos. Sabemos como importar utilizando nossos procedimentos, mas às vezes esquecemos de algumas tarefas ou detalhes importantes.
Assim, essa revisão é importante para identificarmos potenciais falhas e riscos, para que possamos elaborar planos de prevenção e mitigação desses problemas.
Controle do ciclo de vida de todas as documentações
Ao buscar saber como importar alguma mercadoria, veremos que há uma série de documentos que precisam ser elaborados. Alguns são para controle interno, outros são exigências dos fornecedores e, claro, há os documentos obrigatórios a serem entregues às autoridades.
Com esse volume de papelada, saber como importar também é saber gerenciar documentos como ninguém.
Em geral, temos 6 principais documentos de importação que precisam ser gerenciados:
- Certificado de origem
- Packing list ou romaneio
- Proforma invoice
- Conhecimento de embarque
- Licenciamento de importação (LI)
- Declaração de Importação (DI)
Esses são os documentos de como importar, mas pode haver uma série de outros arquivos a serem manejados. Daí a importância da etapa de mapeamento e planejamento, para que se conheça quais são esses documentos específicos.
Além disso, cada documento tem seu próprio ciclo de vida. Assim, precisamos de alguma ferramenta para nos ajudar a acompanhar em que estágio está cada documento, seja na fase de preenchimento, pronto para envio para aprovação, aprovado ou se foi rejeitado.
Com tantas particularidades, é essencial contar com uma plataforma de gestão de informações e documentos em nuvem. Elimine a papelada e facilite suas operações de importação com o Conexos Cloud:
- Integração automática com Siscomex Carga e Siscomex Mantra;
- Preenchimento de 85% do Conhecimento de Transporte e atualização de dados;
- Emails de alerta para casos que precisam de análise;
- Agilidade no processo de nacionalização e desembaraço da carga; e muito mais.
Conheça mais sobre nosso módulo de Importação do Conexos Cloud.
Como importar com mais eficiência: otimize a comunicação entre departamentos
A comunicação entre departamentos é fundamental para quem quer saber como importar com mais eficiência. Como comentado anteriormente, os processos de importação e exportação dependem de uma ótima comunicação interna e externa.
Isso significa que seus departamentos devem estar integrados, com processos que se comunicam entre si. Assim como é fundamental que sua empresa tenha formas efetivas de se comunicar com parceiros, fornecedores e órgãos reguladores.
Ademais, é fundamental o investimento em constante capacitação e treinamento das equipes. Dessa maneira, garantimos que os procedimentos sejam cumpridos e que todos estão atualizados sobre as melhores práticas do mercado.
Qualificação e comunicação com fornecedores internacionais
Uma forma de como importar com mais eficiência e agilidade é encontrar os parceiros certos para o seu negócio.
Ao passo que sua empresa realiza o desembaraço da carga, seu negócio precisará de informações e documentos das outras partes envolvidas. Por exemplo, o fornecedor deve prover as informações precisas sobre a carga, assim como invoices e demais documentos específicos preenchidos corretamente e dentro de um prazo razoável.
Ter parceiros que estão constantemente cometendo erros na documentação ou demorando demais para encaminhar as informações poderá causar atrasos e prejuízos para a sua empresa. Um risco desnecessário.
Assim, além de negociar termos comerciais e qualidade, lembre-se de também avaliar cuidadosamente como é a comunicação com seus parceiros internacionais.
Dessa forma, sua empresa de comércio exterior pode prevenir diversas dores de cabeça. Além de tornar todo o processo mais ágil para ambas as organizações!
Automatize e simplifique seus processos com um sistema em nuvem
Por fim, não podemos deixar de lado a automação dos processos. É importante que essa etapa venha sempre depois do mapeamento e definição das tarefas.
Isso porque devemos automatizar aquilo que funciona, do contrário estaremos perpetuando erros e potencializando riscos.
Além disso, opte por escolher uma plataforma em nuvem e totalmente integrada para todos os seus departamentos. Assim, todas as equipes podem trabalhar de qualquer lugar em um ambiente digital, com informações conectadas e atualizadas em tempo real.
É por isso que empresas de comércio exterior escolhem a Conexos Cloud, um sistema de gestão de importação e exportação inteligente e totalmente integrado com todas as áreas da sua empresa.
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