Existem várias fases dentro da logística de transações de bens e serviços, e a fase de pré-embarque de exportação é, sem dúvidas, uma das mais importantes. Essa etapa, como o próprio nome diz, antecede a exportação. Portanto, a realização das atividades conforme as normas e a legislação vigente ajuda a prevenir desgastes à empresa.
Para que tudo ocorra bem, deve haver um bom planejamento, análise das atividades, checagem de documentação e inspeção do carregamento. O responsável pela exportação precisa ainda observar o cumprimento dos prazos para evitar problemas legais e de cancelamento de embarque.
Com o objetivo de ajudar você a entender mais sobre o assunto e tornar os procedimentos mais simples, preparamos algumas dicas para fazer um pré-embarque de exportação de forma correta.
Faça o mapeamento dos processos
No comércio exterior, é comum a ocorrência de falhas por conta da desorganização das equipes de trabalho. Diante dessa realidade, o ideal é mapear todos os processos pois, dessa forma, cada colaborador saberá exatamente em qual momento precisa entrar em ação.
No pré-embarque de exportação, o ideal é ter colaboradores especificamente para a organização das mercadorias, documentação, checagem e inspeção de cargas e documentos. Estruture ainda um check-list, já que, mesmo tendo total conhecimento acerca de sua área, é possível que você cometa algum equívoco ou se esqueça de algo importante.
O uso de um i-ERP pode ajudar você a organizar essa rotina, já que, por ser um software integrado e com recursos de inteligência artificial, ele consegue otimizar e garantir maior segurança aos procedimentos.
Organize as questões logísticas
O pré-embarque de exportação comumente é chamado de logística. Por isso, as questões como data e local de ovação do contêiner são de extrema importância. Esse procedimento consiste no acondicionamento da mercadoria dentro do contêiner para o transporte até o exterior, com medidas de segurança e otimização de espaço.
Ao fazer corretamente os processos logísticos, você garante uma viagem tranquila da mercadoria. Dessa forma, a empresa consegue evitar transtornos e gastos excessivos com a correção de falhas e pagamento de multas.
Faça o controle de documentos do pré-embarque de exportação
Na etapa de pré-embarque de exportação são utilizados alguns documentos específicos tanto para a circulação de mercadorias no país de origem, quanto para o embarque ao exterior. Sendo eles:
- romaneio de embarque (documento que faz a discriminação das mercadorias embarcadas);
- nota fiscal;
- registro de exportação;
- certificados adicionais;
- conhecimento de embarque.
A emissão incorreta desses documentos está entre as falhas mais frequentes, o que pode ocasionar uma série de prejuízos como atrasos na entrega de mercadorias e penalizações legais, como multas e outros problemas no despacho aduaneiro. Portanto, faça checagens minuciosas para garantir que a papelada esteja em ordem.
Além de conhecer detalhadamente a etapa de pré-embarque de exportação, o gestor de comércio exterior deve saber delegar tarefas e cobrar resultados dos envolvidos, seja da equipe interna, seja de prestadores de serviços externos. Se tudo sair conforme o planejado nessa fase inicial, as chances de enfrentar alguns problemas são reduzidas.
Não se esqueça de que o mercado de comércio exterior muda constantemente, por isso, é importante se manter atualizado por meio de leituras especializadas, cursos de especialização, vídeos e acompanhamento de leis.
Agora que você já sabe um pouco mais sobre o pré-embarque de exportação, que tal acompanhar novos conteúdos semelhantes? Siga-nos nas seguintes redes sociais: Facebook e LinkedIn.
