Gerenciar documentos é um desafio diário para as Tradings, uma vez que praticamente toda sua operação gira em torno de documentos. Logo, contar uma solução de GED para Trading Companies é fundamental para agilizar os processos, garantir o compliance e reduzir os custos.
A gestão documental é muito mais do que simplesmente guardar as informações no lugar certo. É também planejar, controlar, direcionar, organizar, manter e arquivar documentos.
Quer entender mais como a Gestão Eletrônica de Documentos pode ajudar as Trading Companies a fazer essa gestão documental com facilidade?
O que é Gestão Eletrônica de Documentos (GED)?
Os documentos são parte fundamental de qualquer negócio, mas no Comércio Exterior eles se tornam ainda mais importantes. Afinal, são várias comprovações e informações que precisam ser prestadas aos órgãos interessados para ter a carga liberada.
Assim, a gestão documental precisa ser um grande foco no planejamento das Trading Companies, desde a confecção até o arquivamento dos documentos.
Nesse sentido, a gestão documental nada mais é do que o planejamento, controle, organização e acesso às informações. Isto é, uma maneira sistematizada para controlar todos os documentos que circulam pela empresa.
Portanto, Gestão Eletrônica de Documentos, ou GED, representa um conjunto de tecnologias para facilitar e otimizar a administração desses documentos em formato eletrônico.
A importância da GED para Trading Companies
Não é nenhuma novidade quando falamos que o Comércio Exterior é um setor cheio de burocracias. Assim, também é um dos setores que mais precisa ter cuidado com diversas documentações diariamente.
Nesse sentido, o GED para Trading Companies merece bastante atenção. Afinal, erros na confecção ou arquivamento de documentos podem gerar enormes prejuízos.
Portanto, a gestão documental é um ponto muito importante para o compliance aduaneiro, bem como para o setor tributário e fiscal, que também dependem de informações confiáveis para gerar, por exemplo, as notas fiscais de importação.
Ao passo que ter os documentos em formato eletrônico traz uma maior agilidade nos processos. Isso se torna ainda mais impactante quando seu sistema GED está integrado com seu ERP, permitindo o acesso de documentos importantes diretamente dos registros no sistema.
Enquanto isso, não podemos deixar de destacar o aspecto segurança. Documentos em papéis são extremamente frágeis. Basta um pequeno descuido para a informação ser totalmente destruída.
Porém, com os documentos em formato eletrônico e com backup na nuvem, os riscos são mitigados, garantindo que suas informações estejam seguras.
Garantir a integridade dos dados, sua segurança e fácil acesso é primordial para as Trading Companies, garantindo um serviço de qualidade e evitando prejuízos por erros evitáveis.
O GED para Trading Companies não é importante apenas internamente. Na verdade, uma boa gestão documental é essencial na relação com os clientes e parceiros.
Através do GED, fica muito mais fácil captar e compartilhar documentos de forma segura. Isso aumenta a eficiência dos processos, melhora a experiência do cliente, gerando mais confiabilidade e credibilidade para os negócios.
Enfim, o GED é essencial se sua Trading Company se importa com:
- Segurança dos dados;
- Compliance aduaneiro;
- Agilidade e eficiência;
- Aumentar a credibilidade para com os clientes.
Os benefícios da GED para Trading Companies
Como pode ser visto, o GED para Trading Companies é um sistema muito importante para toda a operação. Assim, podemos observar muitos benefícios do uso dessa tecnologia, como:
- Automação de processos;
- Centralização das informações para rápida pesquisa de documentos;
- Redução de custos ao otimizar a operação e evitar prejuízos;
- Evita-se erros e prejuízos por erros de confecção ou perda de informações;
- Otimização do trabalho com rápido acesso à informação;
- Segurança jurídica;
- Integridade da informação através do correto armazenamento;
- Transparência com fornecedores e clientes;
- Aumento da confiabilidade e credibilidade do negócio;
- Integração dos setores para um trabalho mais ágil, assertivo e com menos e-mails.
Vale lembrar que essas vantagens são potencializadas quando o sistema GED é totalmente integrado com seu sistema ERP. Assim, seus documentos podem ser associados com registros do seu sistema para facilitar ainda mais a gestão documental e dos processos.
Impacto da gestão documental no desembaraço aduaneiro
A conferência aduaneira é uma das etapas que mais acabam gerando dor de cabeça para os negócios que não possuem um sistema GED para Trading Companies.
Isso porque se tornam comuns os erros em documentações, perda de prazos, informações divergentes, entre outros.
Com isso, a carga acaba sendo barrada e caindo nos canais de conferência, em vez de passar pelo desembaraço automático.
Portanto, a gestão documental tem impacto direto na velocidade para ter a mercadoria liberada. Sendo o GED para Trading Companies um sistema fundamental para garantir o sucesso dos processos.
Isso porque o GED é acionado desde a invoice proforma e continua sendo importante após a liberação da carga, com o arquivamento do processo.
Então, o GED para Trading Companies permite:
- Gerenciar com facilidade todo o fluxo de documentações, desde a fatura até o certificado de importação;
- Eliminar problemas de falta de informações ou dados desatualizados;
- Integração dos departamentos para que o fluxo de dados seja ágil e seguro;
- Agilizar a confecção de documentos;
- Facilitar a conferência e prestação de contas.
Conheça o módulo GED do Conexos Cloud
É por todo esse impacto e benefícios que o GED para Trading Companies tem, que empresas do Brasil inteiro contam com o módulo GED do Conexos Cloud para fazer a gestão documental.
Composto de recursos e ferramentas que ajudam na administração e digitalização dos documentos, esse módulo é totalmente integrado ao resto do sistema Conexos Cloud.
Assim, sua operação se beneficia de toda agilidade, segurança e redução de custos que o sistema pode oferecer.
A integração do módulo com os demais sistemas permitem uma rápida visualização de todos os documentos digitalizados e associados a registros do software.
E não se preocupe com segurança. Além dos documentos serem armazenados em nosso banco de dados criptografado, o módulo possui um sistema de política de controle de acesso para garantir que apenas as pessoas que você autorizar possa visualizar as informações.
Não perca tempo, revolucione sua gestão e mantenha o compliance em dia com o Módulo GED do Conexos Cloud. Saiba mais sobre suas funcionalidades e agende uma demonstração hoje mesmo!
