Por: Paulo Miyamoto, Graduado em Engenharia Eletrônica, Pós Graduado em Administração Industrial e Mestrado em Qualidade e Produtividade.
Todos os dias acontecem as mesmas coisas dentro das empresas. Processos que necessitam de resolução, mas que não são de responsabilidade de ninguém, diversas situações onde muitos problemas são recorrentes e em consequência, temas de reuniões com planos de ações que parecem cópias de alguns meses atrás.
Você se identificou, percebe que sua empresa está passando por dificuldades? Se a resposta for sim, acompanhe a leitura e entenda como o Six Sigma pode auxiliar na solução de problemas!
Mediante rotinas de trabalho mal definidas, que dificultam resultados positivos, o Six Sigma pode ser uma metodologia para estruturar processos de excelência, que busca reduzir a variação de entrega de resultados, eliminando as causas raízes dos problemas.
Six Sigma: o que é?
Primeiramente, você conhece a estrutura dos processos da sua empresa?
A metodologia SixSigma utiliza ferramentas consagradas de qualidade e estatística (como carta de controle, histograma, diagrama de Pareto, etc…) para mudanças de paradigmas e tomadas de decisões, baseadas em dados e não em sentimentos.
Para ilustrar a metodologia, vamos fazer um comparativo com o processo de produção de uma receita de bolo. Se perguntarmos a um grupo de pessoas quais são os ingredientes para fazer um bolo, a maioria vai saber responder: ovo, farinha, açúcar, fermento e leite.
Mas partindo para perguntas mais específicas, sobre preparação, tempo e quantidade de cada um dos ingredientes, o número de respostas será menor e/ou podem variar. A resposta da receita mais completa até o bolo estar pronto para consumo, será seguida. Mas além da preparação, muitos fatores podem afetar, como por exemplo a qualidade dos insumos, pois basta ter um ingrediente estragado para prejudicar o resultado final, por melhor que seja a receita fornecida.
Six sigma: estruturação de processos a partir de números!
Por isso, pensando em qualidade na execução, podemos analisar os índices. Se durante todo o processo, ocorrer 1% de erro, será porcentagem o suficiente para ser lembrada por muito tempo na hora de tomadas de decisões e recomendações. Relembrando a lógica do bolo, um que deu errado, por conta de um ingrediente de má qualidade, no meio de cem bolos, fará diferença no final de um processo de excelência estruturado.
Se pensar em serviços oferecidos, um exemplo seria a falha de fornecimento de 1% de água contaminada saindo da torneira, que comparando, seriam 1% das 24 horas ao dia por 30 dias, 720 horas ao mês, correspondendo a 7 horas ao Mês.
O nível de exigência é extremamente alto em situações de segurança e saúde. Por isso “raramente ou quase não acontece”, não soa bem como resposta de um discurso para convencimento.
Então, à medida que o percentual de taxa de acerto vai subindo, de 99%, para 99,9%, ou 99,99% e assim por diante, as frações de erro começam a ficar pequenas e os parâmetros são medidos por “Desvios Padrões” ou “Sigma”.
Com isso, “Six Sigma”, corresponde a uma medida de garantir que um processo é robusto o suficiente para evitar alguns desvios padrões de variação . Assim, 6 Sigmas correspondem a uma medida de variação do processo, que se estiver fora da especificação combinada (como prazo, peso, temperatura, valor, tolerância), implica em um limite de 3,4 erros por milhão de oportunidade.
“Desvio Padrão: É uma medida que expressa o grau de dispersão de um conjunto de dados. Ou seja, o desvio padrão indica o quanto um conjunto de dados é uniforme. Quanto mais próximo de zero for o desvio padrão, mais homogêneo são os dados”
Assim, de acordo com o nível de defeitos, temos a seguinte classificação:
Assim, se um serviço ou produto tem um índice aproximado de 30% de acerto (cerca de 70% de defeito, próximo de 691,672 erros em 1 milhão de operações), seria corresponde perto do nível de 1 Sigma, classificada como processo não competitivo.
Caso você recupere uma amostra dos últimos serviços ou produtos atendidos de qualquer etapa e fizer a conta do percentual atendido, qual seria o seu nível sigma?
Veja abaixo alguns exemplos de estudo utilizado em diversos estudos de nível Sigma:
Six sigma
Com isso, a “receita de bolo” para processos de excelência “Six Sigma” visa estruturação, para atingir um nível de excelência de classe mundial, para garantir o mais alto nível de satisfação do cliente, eliminando retrabalhos, re-checagens, re-conferências e muitos outros “re’s”.
O dia em que conheci o Six Sigma…
A primeira vez que escutei este tema me soou estranho, um número 6 em inglês seguido pela palavra grega sigma, que só tinha escutado ao estudar no curso de graduação, na matéria de estatística, sobre desvio padrão.
Estava em uma empresa, a International Business Machines Corporation (IBM), que fora comprada pela General Electric (GE) e que rapidamente nos informaram que teríamos dois cursos essenciais para fazer, pois era uma rotina da organização a aquisição de centenas de empresas ao redor do mundo, com o objetivo de mostrar a cultura organizacional.
Como havia participado anteriormente de uma fusão de empresa nacional com a IBM, já estava com o pensamento pré-concebido, que as mudanças viriam principalmente pelas políticas de RH e comerciais, aliadas a novas regras de compliance da controladoria.
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Um destes cursos, era o tal “Six Sigma“, que nos apresentaram como sendo não somente como uma metodologia de conduzir a empresa para patamares de excelência, mas de filosofia de gestão para qualquer atividade organizacional.
Como sou Engenheiro e na época era Gerente de uma fábrica de computadores, me soou estranha a afirmação de se aplicava a “qualquer tipo de atividade da organização“. Logo pensei, como poderiam misturar a gestão de problemas de temas técnicos, não técnicos, administrativos, financeiros, comerciais, jurídico, logística, importação e etc ?
Afinal eu acreditava que indicadores de performance eram pré-concebidos e padronizados e já vinham prontos para uso, de acordo com as determinações de cada empresa em processos, e que não podiam se misturar entre muitos assuntos diferentes.
Após ser treinado na metodologia, em vários níveis de capacitação de acordo com a carga horária, fui testando e experimentando os resultados na área em que era responsável e estendendo o método nas mais diversas áreas de uma organização, descobrindo o exercício de aprimorar os processos em áreas que eram distantes da minha formação original, usando a participação das pessoas do setor que enfrentavam o problema diariamente.
Isso me despertou desde então, a visão de melhoria de processos, qualquer que seja a sua natureza, mapeando e estudando estatisticamente o processo, para entender quais seriam as poucas variáveis de entrada que teriam grande impacto no resultado final, questionando paradigmas já implementadas da cultura “sempre foi assim”.
