Evite os pesadelos da importação: dicas para um processo tranquilo

A importação está longe de ser uma atividade fácil e tranquila. Na verdade, seu mar de complexidade que precisamos navegar é propício para cometermos uma série de erros que podem se tornar verdadeiros pesadelos da importação.

É por isso que preparamos este artigo para te ajudar a identificar os pesadelos da importação mais comuns e descobrir dicas para evitá-los no dia a dia!

Quer saber mais sobre esses erros e tornar sua operação mais inteligente? Continue lendo e entenda mais:

Quais são os tipos de importação?

A importação é o processo de nacionalização de um produto ou serviço originado em países estrangeiros. Há três modalidades de importação no Brasil:

• Importação por conta e ordem de terceiros
• Importação por encomenda
• Importação direta ou por conta própria

Importação por Conta e Ordem de Terceiros

Modalidade de importação em que uma empresa terceirizada (importadora) realiza o desembaraço da carga em nome do adquirente (comprador).

É importante destacar que ambas empresas são responsáveis pela operação. Outra característica dessa modalidade é que a importação é realizada usando os recursos da adquirente, sendo a importadora uma prestadora de serviço de assessoria. 

Importação por Encomenda

O processo de importação por encomenda é semelhante à modalidade de conta e ordem de terceiros. Assim, temos a presença da importadora e da encomendante (consumidora final da mercadoria).

Neste caso, porém, os recursos para realizar a operação são da importadora, que realiza a nacionalização do bem para futura venda à empresa encomendante.

Importação por Conta Própria

Por fim, temos a importação por conta própria que, como o nome indica, é a modalidade de nacionalização direta dos produtos. Assim, a empresa que utilizará a mercadoria também é totalmente responsável pelo processo de importação, sem ter um intermediário realizando o desembaraço.

Como funciona o processo de importação?

Em todos os casos, os processos de importação são, em geral, os seguintes:

1. Habilite-se no Radar/Siscomex;
2. Planejamento dos processos de importação e custos;
3. Preenchimento do NCM e emissão de nota fiscal;
4. Câmbio e pagamento internacional;
5. Contratação de frete;
6. Emitir o licenciamento da importação (LI);
7. Registro da Declaração de Importação (DI);
8. Desembaraço aduaneiro.

Como pode ser visto, o processo de importação é altamente burocrático, exigindo dos operadores uma ótima gestão de processos e documentação.

Nesse sentido, podemos dividir a importação em três fases:

• Negociação: encontrar, validar, contratar e definir os termos de pagamento com os fornecedores;
• Habilitação: adquirir as documentações e licenças necessárias para liberação da carga;
• Despacho aduaneiro: realizar os registros e pagamento dos tributos conforme os procedimentos exigidos pela legislação.

Assim, é preciso conhecer e ter bem definido os procedimentos para cada uma dessas fases. Do contrário, podemos encontrar gargalos e erros que podem trazer grandes prejuízos ou atrasar o recebimento da mercadoria.

Quais são os principais pesadelos da importação?

Sabendo da complexidade em que devemos navegar no Comércio Exterior, é comum haver diversos gargalos durante o processo. Porém, com algumas ações e procedimentos podemos evitá-los para ter uma operação mais fluída e lucrativa.

De tal modo, podemos destacar 8 principais pesadelos da importação:

1. Falta de planejamento dos processos;
2. Má gestão financeira;
3. Inexistência de processos de validação de fornecedores;
4. Desconhecimento sobre a classificação fiscal correta;
5. Falta de controle integrado das documentações;
6. Ausência de processos bem definidos e documentados;
7. Não acompanhar as mudanças nos processos do exportador.

1. Falta de planejamento dos processos de importação

Um dos mais comuns pesadelos que geram enormes gargalos no processo de importação é a falta de planejamento.

A importação é uma atividade bastante complexa, mergulhada em um oceano de regulamentações, exigências administrativas e tributárias que precisam ser navegadas com maestria pelos operadores.

Nesse sentido, conhecer todos os procedimentos, as exigências legais e administrativas, além dos cálculos dos tributos é essencial para uma importação ágil e de sucesso.

Por isso, o primeiro passo para otimizar a operação é saber:

• Quais são as etapas para realizar a importação, definindo os documentos e tarefas necessários, prazos e responsáveis;
• Como funciona a classificação fiscal da mercadoria;
• Os cálculos e planejamento tributário;
• As formas de pagamentos internacionais.

2. Má gestão financeira na importação

Juntamente com a falta de planejamento dos processos, a má gestão financeira gera pesadelos na importação, como:

• Perda de prazos de pagamentos;
• Prejuízos com multas e penalizações;
• Custo maior com armazenagem extra;
• Compras com condições de preço e prazo desfavoráveis;
• Frete internacional acima do que projetado;
• Comprometimentos fora da capacidade da empresa;
• Quebra de confiança com seus parceiros e fornecedores; e muitos outros problemas.

Tudo isso, no final, terá impacto direto na lucratividade e rentabilidade de toda a operação.

3. Inexistência de processos de validação dos fornecedores

Uma das etapas de importação mais importantes é a escolha do fornecedor ideal. Entretanto, é comum que importadores deixem de fazer a devida validação de seus parceiros, assumindo riscos desnecessários:

• Maior chance de ter problemas nas documentações;
• Comprar produtos fora das especificações exigidas pela legislação;
• Mercadoria que não obedece os tratamentos fitossanitários;
• Aumento nas dificuldades e atrasos de comunicação;
• Custos e preços que se alteram no meio do caminho;
• Baixa qualidade dos produtos ou serviços.

Assim, é fundamental que todo importador monte um processo completo de validação, contemplando, por exemplo, atividades como:

• Pesquisa de mercado;
• Análise de concorrência;
• Teste de produtos;
• Processo de negociação de preço e condições comerciais;
• Procedimentos de validação contratual;
• Documentação de todas as exigências que devem ser cumpridas pelo exportador;
• Validação do cumprimento das exigências, como devido tratamento fitossanitário e obtenção de licenças;
• Escolha do método mais adequado para o pagamento internacional.

4. Desconhecimento sobre a classificação fiscal correta

O sistema tributário brasileiro é altamente complexo e pode ser bastante confuso. Por isso, é necessário cuidado redobrado com a classificação fiscal correta da mercadoria.

É muito comum, portanto, que haja muitas dúvidas (e pesadelos) no preenchimento, por exemplo, do código da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM).

Essa é uma etapa muito importante, pois a classificação incorreta pode acarretar em:

• Multa de 1% do seu valor total;
• Outras multas e juros;
• Demora para a liberação da mercadoria.

Assim, o importador precisa garantir que tem acesso a todas as informações técnicas do produto para conferir qual o código exato para classificação fiscal. Também é importante obter um documento técnico para a prova.

5. Falta de um controle integrado das documentações

Como pode ser observado, o processo de importação exige um rigoroso controle documental. Afinal, são vários documentos que precisam ser gerados, registrados e administrados.

Assim, um dos grandes pesadelos na importação é não ter uma forma de gerenciar de maneira integrada e automatizada. Nesse sentido, um software de comércio exterior tende a ser o melhor aliado de um importador.

Isso porque a plataforma pode:

• Preencher grande parte dos documentos de forma automática;
• Permite o fácil acesso a todas as informações em um único lugar;
• Agilizar a emissão de faturas, documentos e licenças;
• Registro dos documentos diretamente nos sistemas do Siscomex;
• Acompanhar cada documento durante todo seu ciclo de vida;
• Facilitar a integração entre departamentos através do compartilhamento de informações atualizadas em tempo real;
• Facilitar que toda a sua equipe tenha em mãos as informações que precisam de forma organizada.

6. Ausência de processos bem definidos e documentados

De nada adianta fazer um bom estudo de mercado, planejar as atividades e ter um sistema implementado, se ninguém utiliza essas informações corretamente.

Dessa maneira, é importante estabelecer processos que sejam claros, objetivos e com responsáveis definidos para que tudo possa correr conforme o planejado.

Além disso, a boa documentação dos processos facilita a contratação de novos membros para sua equipe. Isso porque reduz o tempo necessário de treinamento e aumenta os níveis de confiança do novo funcionário, uma vez que o passo a passo de como executar suas atividades estão bem esclarecidos.

7. Desconhecimento sobre as regulamentações específicas

Em um artigo sobre pesadelos comuns da importação não poderia faltar um tópico sobre o desconhecimento sobre as regulamentações. Isso porque diferentes categorias de produtos podem estar sujeitas a procedimentos específicos.

Nesse sentido, todo importador deve estar familiarizado com as exigências administrativas, legais e tributárias relativas ao tipo de mercadoria que está nacionalizando.

Isso inclui, por exemplo, conhecer todas as anuências necessárias dos órgãos anuentes, como MAPA, ANVISA, Exército, INMETRO e tantos outros.

8. Não acompanhar as mudanças nos processos do exportador

Outro erro muito comum é deixar de manter uma comunicação próxima com o fornecedor. Assim, quando o exportador muda seu processo, condições comerciais e até mesmo os preços, seja por motivos de mercado ou outros, é fundamental que seu negócio esteja ciente e preparado para lidar com as mudanças.

Importação: como ser mais eficiente 

Para realizar uma importação mais eficiente, portanto, não podemos deixar de pensar em:

1. Planejamento: mapear e documentar todas as atividades e responsáveis envolvidos no processo de importação;
2. Gestão documental: garantir que todo documento está preenchido corretamente, dentro do prazo e registrados corretamente;
3. Integração interna: com ajuda de um software de comércio exterior, é possível integrar todos os departamentos, evitando perda de informações, falta de comunicação ou erros por dados desatualizados;
4. Qualificação de fornecedores: ter um processo robusto para qualificar e certificar todos os parceiros, desde o fornecedor até o transporte;
5. Automação: para uma importação eficiente, é crucial contar com ajuda da automação para eliminar tarefas manuais, aumentar a produtividade e eliminar os pesadelos na importação.