Uma empresa passa por diversas fases desde a sua concepção e, durante essas fases de amadurecimento, seja financeira ou intelectual, surge a necessidade de novos controles e até mesmo de ferramentas gerenciais que proporcionem uma informação rápida e assertiva para uma tomada de decisão. Na maioria das vezes, essa necessidade ocasiona na troca de software e migração de dados.
Quando a instituição possui o sistema operacional e suas operações começam a se tornar relevantes, a necessidade de controles gerenciais e contábeis de forma ágil passa a ser gritante para uma tomada de decisão rápida. Normalmente nessa fase percebe-se que um sistema somente operacional não será capaz de levar a empresa para outro patamar.
Pontos importantes da troca de software
Ao cogitar a compra de um novo software ou a melhoria do software atual, vários fatores são considerados:
- Grau de Interesse do fornecedor atual em realizar as customizações necessárias
- Capacidade do software atual em receber novas tecnologias
- Capacidade de entrega das customizações necessárias para atendimento
- Tempo disponível da empresa em trabalhar de forma conjunta para o desenvolvimento das novas funcionalidades (não é só desenvolver)
- Linguagem que está sendo utilizada atualmente na programação permite uma continuidade da ferramenta por um longo tempo
Outro ponto que não podemos deixar de mencionar que torna a necessidade de troca de software eminente é a descontinuidade do fornecedor da solução utilizada atualmente. Essa nos leva a um patamar de decisão de troca de software muito mais rápido do que os motivos anteriormente apresentados.
Se a empresa optar por fazer a escolha de um novo software, irá enfrentar um novo desafio: a migração de dados.
Quando fazer a migração de dados?
Para responder essa pergunta, há uma série de fatores que devem ser levados em consideração como:
- Se os dados considerados obrigatórios no novo sistema existem no sistema antigo
- A estrutura de configurações é a mesma, o plano de contas contábil é o mesmo?
- A estrutura de provisão de documentos é igual?
- A estrutura de baixa de títulos é igual?
- Ao importar o movimento, posso fazer a manutenção dos dados do passado?
- Haverá garantia de que os saldos contábeis e financeiros irão se comportar de igual forma no sistema anterior?
A decisão de migrar dados de um sistema velho para um novo sistema é uma decisão aparentemente fácil de ser tomada, mas diversos aspectos podem ocasionar problemas. Se a migração não for bem estruturada, a entrada do novo sistema pode ser duramente penalizada por essa migração, principalmente se tiver que utilizar dados antigos (cadastro de pessoas, cadastro de produtos) para as novas operações.
Dessa forma, o escopo da migração dos dados deve ser muito bem definido para que as verificações possam ser realizadas e possam ser planejados os próximos passos de migração dos dados. Para facilitar o processo, um documento de especificação técnica deve ser gerado contendo os seguintes tópicos:
- Inventário das aplicações envolvidas (localização, plataforma etc.)
- Diagrama de arquitetura do ambiente;
- Métodos e ferramentas utilizados na migração (manual, automatizado etc.)
- Padrões de conectividade de fontes de dados de origem e destino (Dblink, FTP)
- Requisitos de retenção de dados (anos/meses, transações em aberto, etc.);
- Requisitos de linguagem;
- Requisitos de segurança;
- Mapeamento/correspondência entre entidades físicas e respectivos atributos;
- Transformações necessárias;
Verificados esses pontos, a empresa pode chegar a conclusão que este projeto pode não trazer o resultado esperado. Assim, a migração de dados pode representar algo oneroso em tempo e valores gerando um desgaste desnecessário para empresa.
Mas como resolver a questão da migração de dados, caso a migração não seja feita?
A resposta pode ser a migração de dados através de ferramentas gerenciais que permitam a exportação de dados de dois sistemas, como por exemplo uma ferramenta de BI. Esse recurso poderá ser utilizado de forma perene pela empresa, não sendo um recurso/esforço não reaproveitado.
Essa decisão é muito direcionada ao momento em que a decisão está sendo tomada, decidindo migrar ou não os dados para um novo sistema ou para um BI, ou mesmo desistindo dessa migração de dados.
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