Um dos problemas do ambiente empresarial é o espaço para alocação das documentações utilizadas nas empresas e o custo financeiro que impressos geram. Pensar na melhor forma de conservação de documentos não é a tarefa mais prazerosa que existe.
Felizmente, hoje existe uma solução tecnológica que pode te ajudar a resolver este problema: o GED ou Gerenciamento Eletrônico de Documentos.
Entenda as vantagens que ele traz para as empresas que o aderem!
Onde conseguir o serviço para a documentação eletrônica?
Atualmente temos empresas especializadas no gerenciamento eletrônico de documentos (GED). Essas empresas transformam a documentação que está no papel em documentos eletrônico, além de garantir sua integridade.
No entanto, o GED pode ser integrado ao próprio sistema já utilizado por sua empresa, permitindo gerenciamento interno da documentação de forma eletrônica sem a necessidade de contratação de um novo serviço.
Ter seu próprio GED integrado dentro de sua organização não só permite economia financeira como também ganho de tempo na tomada de decisão, pois ao visualizar o processo desenvolvido como um todo você poderá acessar diretamente o documento eletrônico, sem interferência de terceiros.
Três vantagens que o GED garante para seu negócio
1. Rápido acesso aos registros: basta que você tenha o acesso e permissões necessárias para obter os registros necessários. Isto facilita o dinamismo entre vários setores da empresa, pois dispensa a movimentação de arquivos entre funcionários e garante também que o mesmo documento seja acessado simultaneamente por mais de uma pessoa. O gerenciamento, seja de aprovação ou descarte, passa então a ser mais dinâmico.
2. Garantia de segurança dos dados: as empresas que oferecem este serviço podem garantir formas de restringir o acesso a determinados documentos para grupos, setores ou pessoas específicas.
3. Integridade da documentação: uma das maiores preocupações é aumentar a vida útil de um documento, por isto, o gerenciamento eletrônico preocupa-se em fazer back up dos documentos em outros servidores que possuam proteção superior às redes internas e aos servidores da própria empresa. Assim, caso ocorra uma invasão do sistema, ou se um arquivo for deletado de forma indevida do servidor local, será possível recuperar os dados.
O GED garante benefício financeiro?
Com certeza a resposta é sim, pois além de reduzir os gastos com cópias e armazenagem destas documentações, o rápido acesso a estas informações otimizam o tempo dos funcionários que diariamente necessitam de acesso a estas documentações.
Além disso, ter a segurança de que não perderá seus dados já é uma garantia de não cair em um grande prejuízo: a informação tem cada vez mais valor no mundo competitivo em que vivemos.
Mas o Gerenciamento Eletrônico de Documentos só tem benefícios internos?
Um dos principais focos do gerenciamento eletrônico é garantir que seus clientes e fornecedores também se beneficiem desta tecnologia. Assim é possível criar formas de acessos externos específicos às documentações.
Outro pró é que o uso do GED diminui o tempo de captação de documentos necessários para concluir uma negociação com seu fornecedor. Também garante que informações sejam apresentadas para seus clientes de forma que as operações ocorram com transparência, aumentando a confiabilidade e a garantia de bons negócios.
Pense em uma gestão eletrônica que se adapte a seu negócio
Caso considere adequar-se a esta tecnologia temos duas dicas para você:
Primeiramente é necessário estar atento, pois o GED não se resume a digitalização de documentos: ele é também uma forma de organização que facilita a pesquisa de informações em momentos oportunos. Tenha isso em mente quando optar por seu fornecedor deste serviço, seja integrado a seu sistema ou externamente a sua empresa.
Escolha uma tecnologia que adeque-se a necessidade da sua empresa. É necessário pesquisar organizações que já oferecem soluções para sua necessidade. Mesmo que o custo seja um pouco maior que outros serviços oferecidos no mercado é melhor investir em uma solução definitiva.
Além de contribuir com o aumento da vida útil dos documentos da empresa, otimizar o tempo e recursos utilizados na Gestão de documentos, este tipo de gestão ainda ajuda a preservar o meio ambiente, pois diminui consideravelmente a quantidade de impressões no ambiente empresarial.
