A gestão de documentos é uma área da administração geralmente relacionada aos princípios de economia, eficácia na produção e uso dos documentos, segundo os quais a informação deve estar disponível no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo possível.
Esse controle, em seu sentido mais amplo, significa garantir acesso absoluto aos documentos e às informações fundamentais à tomada diária de decisões e o aval de direitos e deveres. Continue lendo e saiba como implementar a gestão de documentos eletrônica em sua empresa.
Como funciona a gestão de documentos?
Podemos caracterizar uma solução tecnológica de gestão de documentos como um complexo de módulos interligados que possibilita, a uma organização, gerenciar seus documentos em forma física ou digital.
Essas facilidades destacam-se como objetivos específicos da gestão de documentos:
- permitir de forma ágil e assertiva o acesso aos documentos e às informações;
- promover a transparência dos atos administrativos;
- garantir economia, eficiência e eficácia na administração;
- tornar o processo decisório mais célere;
- organizar a elaboração documental;
- monitorar o movimento de documentos e a ordem dos arquivos;
- padronizar os processos para identificação, transferência, avaliação, guardar, recolhimento e eliminação de documentos;
- cooperar para a guarda do patrimônio documental considerado de preservação permanente.
As informações são armazenadas e organizadas analisando o momento em que alguém necessitará acessá-las, ou seja, há uma estrutura de marcações e índice múltiplo que facilitam pesquisá-las e encontrá-las.
Como efetivar a implementação da gestão de documentos?
É importante encontrar uma consultoria de negócios e de Tecnologia da Informação (TI) que possa ajudar sua empresa nesse trabalho de arquivamento e configuração do software de gerenciamento eletrônico de documentos.
Para isso, conheça agora o passo a passo da implantação da gestão de documentos:
- uma pequena ou média empresa pode escolher por um programa que tenha custos menores na contratação ou aquisição, mas necessitará de várias customizações ou integrações para que opere bem, o que é um tanto mais caro do que pagar um pouco mais por uma confiável e boa tecnologia;
- toda tecnologia para ser adotada rapidamente e ofertar vantagens reais para uma empresa, necessitará ser simples de usar, mostrar ganhos de eficiência para os usuários e exigirá treinamento;
- diversas organizações acreditam que scanear o acervo já é uma garantia de ordem. Mas se não ocorrer uma dedicação para administrar a documentação digitalizada e determinar uma ordem para arquivar e favorecer a busca, o processo de digitalização será em vão;
- solicite montar no sistema a prática do follow up.
Por que é importante a integração dos sistemas?
Uma instituição necessita administrar vendas, pedidos, contas a pagar/receber, emitir nota fiscal, folha de pagamento de funcionários, controlar estoque, entre diversos de outros processos. Para cada atribuição, é possível existir um software diferente. Porém, controlar todos os dados à parte necessita de muito tempo e é mais sujeito a falhas.
Sempre que todos esses dados são inseridos em um único sistema, erros são mais raros de ocorrer e a gestão deles permanece mais eficiente. E o programa ERP funciona desse modo, integrando diversos sistemas.
Quais são as importantes sistematizações para o processo?
Hierarquização
No gerenciador você pode hierarquizar o acesso, estabelecendo quais funcionários da empresa terão permissão para acessar determinados arquivos. Dependendo da forma como for configurado, clientes também podem visualizar alguns desses documentos que sejam de interesse, como em um caso de escritório de advocacia, por exemplo.
Para garantir que uma possível falha no sistema não coloque tudo a perder, é preciso sempre contar também com os backups automatizados de segurança.
Categorização
Possibilita a organização de documentos, páginas web e outros conteúdos em um agrupamento lógico baseado no próprio conteúdo.
Organização do processo
Domínio clássico da gestão que trata um conjunto de estratégias que tem como objetivo principal otimizar o funcionamento das companhias.
Criptografia
Método de codificação de dados com base em algoritmo específico e chave secreta, de forma que apenas os usuários autorizados possam restabelecer a forma original dos dados.
Coloque em prática essa tecnologia para fazer a sua gestão de documentos e ganhe agilidade, poupe tempo e, principalmente, dinheiro. Invista em seu negócio e lucre com os benefícios da era digital.
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