Você usa planilha de custos na sua empresa?
Para uma empresa que opera no segmento de comércio exterior, seja prestando serviço ou efetuando operações de importação ou exportação, a gestão e controle – operacional, financeiro, fiscal, entre outros – das operações são de extrema importância para seu funcionamento. E ter um acesso às informações e dados de forma rápida e clara são imprescindíveis para um bom resultado.
Para conseguir ter estes controles ou até mesmo fazer o levantamento dos custos de uma operação, algumas empresas fazem a utilização de planilhas eletrônicas.
Por que as planilhas são utilizadas?
Normalmente, estas empresas recorrem a este controle pelo fato de estarem iniciando as atividades neste segmento e não fazem o investimento em um software que ofereça recursos necessários para que sejam geradas todas as informações. Mas existe, também, aquelas que possuem um software, mas o mesmo não permite o controle total de uma operação ou integração entre os setores operacionais e financeiro por exemplo.
Fazer uma análise de uma operação através de planilhas pode ser rápido, mas não é 100% seguro e confiável. Pois depende do fator humano para efetuar o preenchimento e manter atualizados os dados inseridos, podendo acarretar em diversos problemas com seu uso, além de ser muito trabalhoso.
Maiores riscos de fazer gestão por planilhas
Existem alguns riscos e motivos que apontam o porquê não utilizar planilhas com a finalidade de controlar suas operações.
- Segurança
A segurança das planilhas é outro problema, pois podem ser acessadas por qualquer pessoa, não ficando em sigilo as informações da empresa.
- Trabalho manual
As planilhas têm uma maior probabilidade de erros e falhas, pois os dados devem ser inseridos e atualizados nestas planilhas manualmente. Às vezes por mais de um usuário, aumentando as chances de erro, pois as informações, fórmulas e cálculos podem ser digitadas ou incluídas em lugares errados.
- Atrasos
As planilhas ocasionam atrasos para a tomada de decisão, pois será necessário analisar uma planilha diferente de cada setor ou assunto dentro de uma empresa, já que as informações são atualizadas de acordo com as mudanças ocorridas no dia a dia e de acordo com a disponibilidade de cada usuário, que é o responsável por gerar estas informações.
- Perda de clientes
Além de atrasar os procedimentos e decisões, a utilização de planilhas no controle de uma operação de importação pode ocasionar perda de clientes, uma vez que este necessita a cada dia, receber de forma mais ágil e precisa informações sobre o andamento das suas operações, desde o pedido de compra até a nacionalização e entrada da mercadoria em seu estoque.
As empresas precisam lidar com diversos dados e informações dentro de sua operação, como emissão de documentos fiscais, entrega e recebimento de produtos e materiais, estimativa de custos, pagamentos, entre outras coisas. Para que todas estas informações sejam analisadas no decorrer dos acontecimentos, é de extrema importância o uso de softwares de gestão que acompanhe as demandas empresariais, permitindo maior flexibilidade e integração entre os departamentos, com recursos e automações para atender todas as necessidades da empresa.
Com o Módulo Planilha de Custos você pode gerar automaticamente a proposta comercial para seus prospects
Para o segmento de Comércio Exterior, este módulo auxilia os usuários na geração de planilha de custos de importação e de exportação. Oferecendo um grande poder de extração de dados. Esse recurso permite gerar estimativas de custos prévios por NCM ou de forma global. A partir da estimativa de custos, a abertura do processo ocorre de forma totalmente amigável ao usuário.
Os recursos do Módulo Planilha de Custos atuam de forma integrada em relação a todo o ERP, tanto no aproveitamento de dados de NCM e fiscais para os cálculos tributários e geração das propostas, quanto para a continuidade da proposta – caso aprovada pelo cliente. O módulo também pode ser utilizado para simular o resultado final do processo antes do seu desembaraço e do fluxo operacional completo.
Tudo feito automaticamente, sem excesso de trabalhos manuais e retrabalhos.
PRINCIPAIS ÁREAS DO MÓDULO
- Geração de planilha de custo para processos de importação e exportação;
- Geração automática dos processos a partir da aprovação do custeio;
- Assistentes para a geração e revisão periódica das tabelas de preços;
- Integração com sites de consultoria e demais configurações tributárias do CONEXOS-ERP;
- Visão prévia do resultado final do processo;
- Aproveitamento de todos os parâmetros tributários e logísticos do CONEXOS-ERP;
- Operação totalmente integrada aos módulos Importação, Exportação, Despacho Aduaneiro, Fiscal e CRM.
Se interessou e quer saber mais sobre todas as funções disponíveis neste Módulo? É só entrar em contato conosco que estaremos dispostos a ajudar você e sua empresa, agende agora mesmo uma demonstração.
